المخزون الافتتاحي، وكيف يبقى صحيحًا

شاشة المخزون هي سطر لكل صنف وعمود لكل فرع. هذا الشكل يجيب على السؤال الذي ستسأله فعلًا — أين الصنف — بدل أن تحفظ ثلاث قوائم فروع في رأسك.

ابحث برمز الصنف أو الباركود، أو امسح مباشرة في الحقل. وقائمة تصفية بجانبه تحصر النتائج في عند الحد أو أقل أو نفد المخزون أو بالسالب، وهكذا تجد الأسطر التي تحتاج عملًا.

أي سطر بالسالب يظهر تحته رابط لماذا الرصيد بالسالب؟. افتحه فترى الحركات التي أنزلته تحت الصفر، مع رقم المستند بجانب كل حركة.

هناك ثلاث طرق تدخل بها الكمية: أن تعدّها وتكتبها، أو أن تمسح الرف بالماسح، أو أن يورّدها مورّد. لأول تحميل، اكتبها. هي الأسرع، وهي بالضبط معنى السبب تصحيح.

اعمل على فرع واحد في كل مرة. عُدّ قسمًا من المحل، أدخله، احفظ، ثم انتقل إلى القسم التالي. تسوية واحدة فيها مئتا سطر تبعد خطأً واحدًا عن أن تصبح غير قابلة للتفكيك.

مخزون يتغيّر بلا سبب هو مخزون لا يستطيع أحد تفسيره بعد ثلاثة أشهر. تقرير المخزون يجمع التسويات حسب السبب — وهذا هو تقرير الهدر عندك — والنص الحر لا يمكن تجميعه. لذلك القائمة ثابتة وقصيرة.

تصحيح يعني أن الدفاتر كانت خاطئة، وهو المناسب للتحميل الافتتاحي. تالف للممزّق والمبقّع وغير الصالح للبيع. مفقود هو عمود السرقة: يُفترض أن يكون هنا وليس موجودًا. تم العثور عليه هو العكس. منتهي الصلاحية نادر في الملابس وشائع في غيرها.

وأخرى موجود، واختياره يُظهر حقل ملاحظة ويجعله مطلوبًا. هذه الملاحظة هي ما يطبعه تقرير الهدر بدل الرمز، فاكتب ما يفهمه غريب عن الموضوع.

الجرد هو العمل نفسه الذي تفعله التسوية، لكن بالماسح بدل لوحة المفاتيح، وهو ما ستستخدمه من الآن فصاعدًا. كل مسح يضيف واحدًا، فإذا عدّ شخصان الرف نفسه جُمعت قراءتاهما ولم يمحُ أحدهما الآخر.

الكمية المتوقعة لكل سطر تُؤخذ لحظة مسح ذلك السطر لأول مرة، لا لحظة بدء الجرد. لذلك لا تُقرأ عملية بيع تمّت أثناء الجرد على أنها خسارة.

التحويل ثلاث خطوات: مسودة، إرسال، استلام. الإرسال يخصم الكميات من الفرع المرسل فورًا ويخصّص رقم التحويل. وحتى يستلمها أحد، لا تُحسب هذه الكميات على أي فرع — هي قيد النقل.

الاستلام يطلب منك عدّ كل سطر، وهذا مقصود؛ شاشة فيها زر واحد «استلام الكل» هي شاشة لا يعدّ فيها أحد شيئًا. وإذا نقص سطر، أو ظهر في الصندوق صنف ليس في الأوراق، فأضفه — الصنف غير المسجّل يضع على الرف بضاعة لا تظهر في أي سجل.

وإذا لم يطابق الواصلُ المرسَلَ، يقرّر الفرع المرسل ما حدث قبل إغلاق التحويل: موجودة في الفرع المستلم، أو موجودة في الفرع المرسل، أو شطب — الأصناف مفقودة.

شاشة قواعد تنبيهات المخزون هي المكان الذي تقول فيه ما الذي يُعدّ منخفضًا. أضف قاعدة، وجّهها إلى كل الأصناف أو إلى منتج واحد أو صنف واحد، اضبط الحد، واختر فرعًا واحدًا أو كل الفروع. الأكثر تحديدًا يفوز.

المخزون السالب لا يحتاج قاعدة — يُرفَع تنبيهه وحده، لأنه مشكلة مختلفة بعلاج مختلف، ودمجه في ضجيج إعادة الطلب العادي يُخفي بيعًا زائدًا حقيقيًا.

التنبيهات المرفوعة تظهر في شاشة التنبيهات، تنبيه واحد لكل صنف وفرع حتى تُعالَج. الصنف الذي يبقى منخفضًا أسبوعًا هو تنبيه واحد لا سبعة، وإعادة التوريد تغلقه تلقائيًا.